Manajemen Sumberdaya Manusia - Bab III Fungsi Pengadaan Analisi Jabatan

A. Pentingnya Pengadaan

Pengadaan ( procurement ) adalah merupakan fungsi operasional yang utama dari MSDM. Pengadaan tenaga-kerja ini merupakan masalah yang penting, sulit, & kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi serta
efektif tidaklah semudah membeli & menempatkan mesin.

Tenaga-kerja adalah asset utama perusahaan yang menjadi perencana dan juga pelaku aktif dari setiap aktivitas dalam organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status dan latar belakang pendidikan, usia, jenis kelamin yang heterogen, dibawa kedalam organisasi perusahaan; bukan seperti mesin, uang, & material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya guna mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

Tenaga-kerja yang cakap, mampu, dan trampil belum menjamin produktivitas kerja yang baik bila moral kerja & kedisplinannya rendah. Mereka baru dapat dikatakan bermanfaat serta mendukung terwujudnya tujuan perusahaan bila mereka berkeinginan tinggi untuk menciptakan prestasi. Dan tenaga-kerja yang kurang mampu, tidak cakap, & tidak trampil akan mengakibatkan pekerjaan tersebut tidak dapat selesai tepat pada waktunya.

Kualitas dan kuantitas para tenaga-kerja juga harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan juga efisien. Penempatan tenagakerja juga harus tepat sesuai dengan kemampuan & ketrampilan yang dimilikinya. Sehingga gairah kerja dan kedisplinannya akan lebih baik dan efektif guna menunjang terwujudnya tujuan organisasi/perusahaan.

Pengadaan tenaga-kerja ini haruslah didasarkan pada prinsip apa,barulah kemudian disusul dengan siapa. Apa maksudnya kita harus terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan uraian pekerjaan (job description). Sedangkan siapa maksudnya adalah kita akan mencari orang-orang yang tepat untuk menjabat di posisi tersebut yang didasarkan pada spesifikasi pekerjaan (job specification).

Pengadaan tenaga-kerja yang berdasarkan pada siapa yang kemudian barulah disusul dengan apa ini akan menimbulkan mismanajemen didalam menempatkannya. Penempatan tenaga-kerja yang jauh diluar batas kemampuannya akan mengakibatkan moral kerja dan tingkat kedisiplinan yang rendah. Jadi kita harus menempatkan seorang karyawan itu sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya serta memberikan pekerjaan yang juga disenanginya.

Berdasarkan uraian diatas, maka kita telah mendapatkan gambaran tentang bagaimana pentingnya pengadaan tenaga-kerja ini. Agar lebih jelas lagi, di bawah ini diberikan beberapa definisi mengenai pengadaan tenaga-kerja.

Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, & induksi untuk mendapatkan tenaga-kerja yang secara efektif & efisien mampu mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Pengadaan tenaga-kerja merupakan langkah utama guna mencerminkan berhasil-tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya.Jika tenaga-kerja yang diterima berkompeten, maka usaha untuk mewujudkan tujuan relatif mudah. Sebaliknya bila tenaga-kerja yang diperoleh kurang memenuhi persyaratan, maka akan sangat sulit bagi perusahaan untuk mencapai ujuannya.

Pengadaan tenaga-kerja ini harus mendapatkan perhatian yang serius serta didasarkan kepada analisa jabatan (job analysis), uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), persyaratan pekerjaan (job requirement) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation), bahkan perlu juga untuk mempertimbangkan pemerkayaan pekerjaaan (job enrichment), perluasan pekerjaan (job enlargement), dan penyederhanaan pekerjaan (job simplification).

Perekrutan calon tenaga-kerja hendaknya dilakukan dengan baik agar tenaga-kerja yang diterima sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang akan dilakukannya.

B. Analisa Jabatan (job analysis)

Analisa jabatan (job analysis) ini perlu dilakukan agar kita dapat mendesain organisasi & menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan serta evaluasi pekerjaan.

Analisa jabatan adalah menganalisis & mendesain pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Analisa jabatan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bahkan kita juga dapat memperkirakan pemerkayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.

Analisa jabatan dapat juga diartikan sebagai informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan dapat tercapai.

Manfaat dari analisa jabatan ini juga akan memberikan informasi tentang: aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personnel requirement), perilaku manusia, dan alat-alat yang dipergunakan.

Pengertian analisa jabatan berbeda dengan motion study (studi gerak). Bila analisa jabatan berupaya untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan dalam suatu perusahaan agar dapat mencapai tujuannya, sedangkan studi gerak tersebut
mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien & efektif untuk melakukan suatu pekerjaan.

B. Langkah-langkah/Proses dalam Analisa Jabatan

Proses dalam menganalisa jabatan itu dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
c. Menyeleksi muwakil (representative) jabatan yang akan dianalisis.
d. Mengumpulkan informasi analisa jabatan.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Penjelasannya adalah sebagai berikut:

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan artinya bahwa penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisa jabatan itu. Karena hasil ini akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi dari hasil analisa jabatan itu dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, & job evaluation dalam pengadaan tenaga-kerja.

b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data ini
dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survey, sensus dan sample. Sedangkan teknik pengumpulan data dapat dilakukan melalui wawancara, observasi, kuesioner, dan juga angket. Data yang terkumpul itu dikualifikasikan, dianalisis dan
diaplikasikan di masa yang akan datang.

c. Menyeleksi muwakil jabatan yang akan dianalisis artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakil jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu apabila pekerjaan yang akan dianalisis tersebut amat banyak.

d. Mengumpulkan informasi analisa jabatan artinya penganalisis kemudian mengadakan analisa jabatan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personil yang akan melaksanakan pekerjaan itu.

e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan artinya analisa jabatan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi ini hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung dari karyawan yang bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi, maka akan dapat membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan ini juga akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisa jabatan yang telah dihimpun dengan
memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis jabatan/ pekerjaan harus menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.

g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah di kemudian hari diperlukan pemerkayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan tersebut. Hal ini diperlukan guna memperhitungkan kemampuan tenaga-kerja untuk masa kini dan masa depan agar mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknokrat canggih dan reorganisasi perusahaan.

Dengan analisa jabatan maka kita akan dapat memperoleh informasi tentang uraian pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan tersebut. Analisa jabatan selain menghasilkan job description, job specification, & job evaluation juga berguna bagi:

a. Perekrutan dan Seleksi (recruitment and selection)
Analisa jabatan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Isi dari spesifikasi dijadikan dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
b. Kompensasi (compensation) Informasi analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dll) orang yang akan menjabat jabatan itu, sehingga kita dapat menentukan gajinya.

c. Evaluasi Jabatan
Informasi analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan orang yang sesuai. Dengan demikian kita dapat menetapkan harga/gaji si pejabat yang menjabat jabatan tersebut.

d. Penilaian Prestasi Kerja (performance appraisal)
Penilaian prestasi kerja merupakan upaya untuk membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan baik, maka uraian pekerjaan akan
sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.
e. Latihan (training)
Informasi analisa jabatan digunakan untuk merangsang program latihan & pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja dijadikan sebagai alat bantu dalam pengembangan program-program latihan.

f. Promosi dan Pemindahan
Informasi analisa jabatan akan digunakan untuk membantu dalam menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan/tenaga-kerja.

g. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu untuk diperbaiki.

h. Pemerkayaan Pekerjaan ( job enrichment)
Informasi analisa jabatan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.

i. Penyederhanaan Pekerjaan (work simplification)
Informasi analisa jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan/spesialisasi pekerjaan dikarenakan adanya perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam. Akibatnya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin
terspesialisasi.

j. Penempatan (placement)
Informasi analisa jabatan digunakan untuk menempatkan para tenaga-kerja pada pekerjaan-pekerjaan yang yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka dapat bekerja secara efektif.

k. Peramalan dan Perekrutan
Informasi analisa jabatan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.

l. Orientasi dan Induksi
Informasi analisa jabatan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi tenaga-kerja baru mengenai sejarah perusahaan, hak & kewajibannya, menginduksi, dll.

C. Uraian Pekerjaan (job description)

Uraian pekerjaan (job description) dan uraian jabatan (job position) diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisa jabatan/analisa pekerjaan.

Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga-kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga-kerja manajerial. Uraian pekerjaan/jabatan ini harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, agar pejabat tersebut dapat mengetahui tugas dan tanggung-jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang menjabat jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang menjabat jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung-jawabnya pada jabatan tersebut. Hal ini mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak beres dan bahkan pejabat yang bersangkutan akan menjadi overacting. Disinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap organisasi/perusahaan.

Apakah yang diartikan dengan uraian pekerjaan itu?

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggungjawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya juga harus mudah untuk dipahami, serta menguraikan hal-hal sebagai berikut:

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan yakni memberikan nama jabatannya, seperti; rektor, dekan, dosen, kabag administrasi, dll.
2. Hubungan tugas dan tanggung-jawab, yakni perincian tugas dan tanggung-jawab secara nyata yang diuraikan secara terpisah, agar dapat dengan jelas untuk diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain baik di dalam maupun di luar organisasi.
3. Standar wewenang dan pekerjaan yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat tersebut harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, yaitu hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan darimana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.

Jadi kesimpulannya adalah bahwa uraian pekerjaan haruslah diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menjabat jabatan tersebut dapat mengetahui tugas dan tanggung-jawab serta standar prestasi yang harus dicapainya. Uraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan agar pengisian jabatan yang didasarkan pada prinsip apa dan kemudian siapa tidak menimbulkan terjadinya mismanajemen.

D. Spesifikasi Pekerjaan (job specification)

Spesifikasi pekerjaan (job specification) ini disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan “apa ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut baik”. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melakukan seleksi.

Apakah spesifikasi pekerjaan itu?

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik & kompeten. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai:

1. Tingkat pendidikan pekerja
2. Jenis kelamin pekerja
3. Keadaan fisik pekerja
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja
5. Batas umur pekerja
6. Menikah atau belum
7. Minat pekerja
8. Emosi dan tempramen pekerja
9. Pengalaman pekerja

Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama, karena spesifikasi ini pada dasarnya disusun dari uraian pekerjaan. Dan uraian pekerjaan dari tiap-tiap perusahaan juga tidak sama pula. Misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tenagakerja
dengan melihat dari tinggi badan, kecantikan, dsb.